Background screening w rekrutacji a ochrona danych osobowych

Weryfikacja taka może polegać w szczególności na pozyskaniu informacji o kandydacie na pracownika od jego byłego pracodawcy, weryfikacji kandydata na podstawie profili na prywatnych portalach społecznościowych, jak również weryfikacji niekaralności kandydata. Pracodawcy niejednokrotnie żądają od kandydatów w procesie rekrutacji przedłożenia zaświadczenia o niekaralności, gdyż przetwarzanie tego rodzaju danych może być uzasadnione interesem pracodawcy, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób i mienia. Informacje o karalności kandydata posiadają jednak szczególny status prawny na gruncie art. 10 ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO), a co za tym idzie – możliwość ich przetwarzania przez pracodawcę jest ograniczona.


Przetwarzanie danych o karalności na gruncie przepisów prawa pracy

Z uwagi na konieczność dostosowania krajowego porządku prawnego do wymogów RODO, zmianie ulegną przepisy szeregu aktów prawnych zawierających regulacje w przedmiocie ochrony danych osobowych, w tym Kodeksu pracy. Nowe regulacje prawne zawarte w ustawie o zmianie niektórych ustaw w związku z zapewnieniem stosowania rozporządzenia 2016/679, która została uchwalona przez Sejm dnia 21 lutego 2019 r. Dnia 22 lutego 2019 r. ustawę przekazano Prezydentowi i Marszałkowi Senatu. Prawdopodobny termin wejścia w życie ustawy to kwiecień br.

Zgodnie z treścią art. 221a § 1 Kodeksu pracy w nowym brzmieniu, przetwarzanie danych dotyczących wyroków skazujących i naruszeń prawa, w tym danych zawartych w zaświadczeniu o niekaralności, nie będzie dopuszczalna nawet za zgodą pracownika. Przetwarzanie tej kategorii danych przez pracodawcę będzie dopuszczalne jedynie, gdy będzie to niezbędne do wypełnienia obowiązku pracodawcy nałożonego przepisem prawa. Ustawowy wymóg niekaralności jest wymagany np. od nauczycieli czy też osób wykonujących czynności agencyjne.

Pracodawca ponosi szeroko pojęte ryzyko związane z zatrudnianiem pracowników, obejmujące w szczególności odpowiedzialność za działania pracownika. Proponowana regulacja ogranicza zatem możliwości pracodawcy w zakresie podejmowania działań mających na celu ograniczenie ryzyka gospodarczego, jak i prawnego związanego z zatrudnieniem pracownika. Przykładowo dopuszczalne powinno być uzyskiwanie w stosownym zakresie danych o karalności w przypadku zatrudnienia na stanowisku pracy łączącym się np. z odpowiedzialnością za powierzone mienie.  Pracodawca może posiadać prawnie uzasadniony interes w ograniczeniu ryzyka związanego z zatrudnieniem pracownika oraz zapewnieniu bezpieczeństwa osób i ochrony mienia, ponieważ brak możliwości przetwarzania danych o karalności może narazić pracodawcę na szkodę. Przetwarzanie danych o karalności pracowników powinno zostać zatem dopuszczone w zakresie, w jakim przetwarzanie tych danych jest niezbędne do celów wynikających z prawnie uzasadnionych interesów realizowanych przez administratora, w szczególności w zakresie zapewnienia bezpieczeństwa osób i ochrony mienia. Nowe przepisy utrudnią zatem lub wręcz uniemożliwią pracodawcom stosowanie praktyki backgroud screeningu. 


Background screening a nowa ustawa o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych

Stosowanie nowych przepisów będzie zatem stanowiło wyzwanie dla pracodawców, w szczególności w świetle projektowanych przepisów nowej ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych, zgodnie z którymi pracodawca nie poniesie odpowiedzialności, jeśli wykaże, że dochował należytej staranności w wyborze pracownika i nadzorze nad nim. Skutecznym narzędziem, które może służyć sprawdzaniu pracowników na etapie ich wyboru jest właśnie weryfikacja niekaralności kandydata w procesie rekrutacji, co pozwala na ograniczenie ryzyka związanego z zatrudnieniem pracownika. Z jednej strony zatem przepisy ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych nakładają na pracodawców obowiązek weryfikacji pracownika już na etapie jego rekrutacji, a z drugiej przepisy prawa pracy uniemożliwiają przeprowadzenie takiej skutecznej weryfikacji ograniczając możliwość pozyskiwania dodatkowych informacji o pracowniku. W takiej sytuacji przetwarzanie danych pozyskanych w wyniku przeprowadzenia background screeningu powinno być jednak dopuszczalne ze względu na niezbędność do wypełnienia obowiązku prawnego ciążącego na pracodawcy na gruncie przepisów ustawy o odpowiedzialności podmiotów zbiorowych.
 

Karolina Kuliowska - Specjalizuje się w ochronie danych osobowych, w szczególności w zakresie przetwarzania danych osobowych w  rekrutacji i zatrudnieniu, a także w  dziedzinie cyberbezpieczeństwa, ochrony informacji oraz prawa własności intelektualnej i  nowych technologii.  Posiada bogate doświadczenie w zakresie przeprowadzania audytów zgodności z  wymogami ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Brała udział w ponad 50 projektach dostosowawczych do wymogów RODO podmiotów z  branży ubezpieczeniowej, farmaceutycznej, e-commerce, medialnej, produkcyjnej, motoryzacyjnej, energetycznej, budowlanej i innych. Świadczy na rzecz klientów ZP usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, obejmujące także przeprowadzanie szkoleń z zakresu ochrony danych osobowych, ze szczególnym uwzględnieniem przetwarzania danych osobowych w rekrutacji i zatrudnieniu. Świadczyła usługi bieżącego wsparcia w zakresie ochrony danych osobowych, w ramach secondmentu dla spółki będącej producentem samochodów zatrudniającej ponad 10 000 osób, obejmujące w szczególności wsparcie w  zakresie tworzenia i zmian procesów HR, w tym związanych z współpracą z agencjami zatrudnienia i pracy tymczasowej, jak również innymi zewnętrznymi podmiotami świadczącymi usługi kadrowe i rekrutacyjne. Autorka publikacji naukowych z zakresu ochrony danych osobowych i prawa własności intelektualnej, w tym współautorka monografii RODO. Ochrona danych osobowych w  zatrudnieniu ze wzorami oraz prelegentka na ogólnopolskich i  międzynarodowych konferencjach naukowych dotyczących obszaru ochrony danych osobowych, prawa pracy, nowych technologii i  własności intelektualnej. Laureatka stypendium ministra za wybitne osiągnięcia naukowe.

Zięba i Partnerzy (Z&P) to pełnozakresowa firma prawnicza z bogatym doświadczeniem i wiodącymi prawnikami w obszarach Prawa Korporacyjnego, Fuzji i Przejęć, Rynków Kapitałowych, Prawa Nowych Technologii i Własności Intelektualnej, Ochrony Danych Osobowych i Cyberbezpieczeństwa, Rozwiązywania Sporów, Prawa Nieruchomości, Prawa Energetycznego i Zasobów Naturalnych, Infrastruktury i Budownictwa, Handlu Detalicznego i FMCG oraz Prawa Podatkowego. Z&P posiada dwa biura: jedno w Warszawie przy ul. Poznańskiej 37, a drugie w Krakowie przy ul. Pilotów 2E. Charakteryzują nas: łączenie prawa i biznesu, nieszablonowe rozwiązania, dbałość o szczegóły, najwyższe standardy, staranność i szacunek dla naszych Klientów. office@ziebapartners.com